Notas Fiscais de Entrada
Aprenda a inserir notas fiscais no sistema Gerente Rural: guia prático para registrar suas notas fiscais de entrada de forma eficiente e organizada.
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Incluir Nota Fiscal de Entrada
Com dúvidas? Acesse nosso "Perguntas e Respostas"
No sistema Gerente Rural, existem diversas outras opções para lançar notas fiscais no sistema:
Importação de arquivo XML: Permite carregar um arquivo XML contendo as notas a serem registradas, facilitando o processo de entrada de dados em massa.
Download de distribuições: Disponibiliza distribuições pré-formatadas para download, que podem ser preenchidas com as notas a serem documentadas e posteriormente importadas no sistema.
Incluir
Nessa documentação, falaremos da opção "Incluir" manualmente uma nota fiscal de entrada.
Acesse a rota: Compras >> Notas Fiscais de Entrada, como mostra a imagem a seguir:
Clique na opção "Incluir" para adicionar uma nota fiscal de entrada manualmente:
O sistema abrirá um novo pop up de "Lançamento de nota fiscal de entrada", solicitando preenchimentos dos seguintes campos:
Número/Série: Refere-se ao número e série contidos na nota fiscal, sendo os dois obrigatórios.
Obs.: Não necessita a inserção de zeros à esquerda.
Obs2.: O sistema não aceita repetição de notas do mesmo fornecedor com mesmo número e série.
Data de Emissão da Nota Fiscal: É a data em que o vendedor criou a nota fiscal.
Data de Entrada da Nota Fiscal: É a data em que o comprador registrou a nota fiscal no sistema.
As opções de configuração localizadas à direita do campo "Entrada" determinam o conteúdo inicial deste campo, que pode ser configurado da seguinte maneira: (a) Deixar em branco; (b) Adotar a data especificada no campo "Emissão"; (c) Utilizar a data atual como valor inicial;
Preencha o campo "Vencimento".
O campo apesar de obrigatório, é preenchido e calculado pelo próprio sistema, de acordo com o preenchimento do campo de data de "Entrada". Ele determina em qual ano serão consideradas as despesas contidas na nota fiscal.
O "T" provém de outra tela que deve ser preenchida anteriormente e quando preenchido associa a nota a um ticket de pesagem específico.
No campo "Tipo de entrada", existem 8 opções a serem escolhidas, sendo essas:
Compra: Refere-se à aquisição de produtos ou serviços de um fornecedor, resultando no recebimento da mercadoria. Podendo envolver pagamento à vista ou a prazo.
Recebimento de Compra já Faturada: Indica o momento em que a mercadoria é recebida, após o pagamento prévio da fatura. Duas notas podem ser geradas: uma para pagamento e outra para recebimento da mercadoria.
Devolução de Venda: Ocorre quando um cliente devolve mercadorias previamente vendidas. Envolve a emissão de uma nota fiscal de devolução para registrar entrada das mercadorias na empresa.
Remessa ou Transferência: É o recebimento de mercadorias ou produtos provenientes de outra localização, como uma fazenda ou armazém, sem envolver pagamento. É documentado com uma nota fiscal para registrar a movimentação de bens, onde o receptor os armazena ou utiliza.
Despesas Reembolsáveis: São gastos feitos pelo emitente da nota que serão reembolsados pelo destinatário.
Bonificação: Refere-se ao recebimento de produtos ou serviços sem necessidade de realizar pagamento ao emitente.
Outras entradas: Abriga todos os tipos de entrada não mencionados acima, como notas de complemento de valor e notas de estorno.
Após a escolha das opções acima, no campo "Emitente", deve-se identificar a pessoa física ou jurídica que emite a nota fiscal.
Caso o emitente não esteja cadastrado:
No preenchimento do campo "Destinatário" deve conter a empresa que está cadastrando a nota, sendo esta, já previamente cadastrada no sistema.
O campo deve ser preenchido com a inscrição do destinatário.
Após o preenchimento de todos os campos citados acima, os produtos contidos na nota devem ser preenchidos também no sistema, como explicado abaixo:
No caso de o produto ser destinado ao estoque, é necessário o preenchimento do campo inicial:
Obs.: Preencher apenas se o produto for destinado ao estoque
Este deve ter sido cadastrado previamente, porém, se este não for o caso, pode-se cadastrar na opção ao lado "+", como consta na imagem a seguir:
O campo "Discriminação", é um campo onde são fornecidos detalhes sobre o que está sendo registrado
Preencher "Unidade de medida" escolhendo a unidade de medida de acordo com a nota fiscal ou o sistema de unidades que preferir e "Quantidade" de acordo com a informação contida na nota fiscal.
Ao registrar entradas no estoque, o sistema calcula a quantidade com base na unidade de medida do produto cadastrado, mesmo que a nota use outra unidade. O campo "Item de estoque" só aceita unidades compatíveis com o produto cadastrado. Exemplo: se o produto estiver em litros e a nota tiver 10 baldes de 20 litros cada, o sistema armazenará 200 litros.
Abaixo, os valores devem ser preenchidos de acordo com as informações contidas na nota fiscal:
Valor Unitário: O preço por unidade do item.
Valor Bruto: O resultado da multiplicação da quantidade pelo valor unitário. Se o usuário alterar este valor, o sistema ajustará o valor unitário.
Frete: O custo do transporte da mercadoria.
Seguro: O valor do seguro para proteção da carga.
Outras Despesas: Quaisquer despesas adicionais, como carga e descarga.
Desconto: O valor do desconto aplicado especificamente a este item da nota.
ICMS-ST: O valor do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) de Substituição Tributária.
IPI: O valor do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).
Valor Líquido: Calculado pelo sistema como a soma do valor bruto, frete, seguro, outras despesas, subtraído pelo desconto, adicionado ao ICMS-ST e IPI.
Abaixo, o campo "Destino" deve ser preenchido de acordo com as opções habilitadas e de acordo com o destino do produto.
Se a opção escolhida for "Estoque", significa que pretende-se guardar o produto para uso ou venda posterior.
Esta opção habilita o campo "Local de Armazenagem" que deve estar cadastrada no sistema.
"Consumo": Esta opção se aplica quando se está prestes a utilizar o produto ou serviço, pronto para desfrutar de seus benefícios imediatamente.
Após, a escolha da opção acima, são habilitados os campos abaixo para preenchimento:
"Manutenção preventiva de ativo fixo" e "Manutenção corretiva de ativo fixo": são os cuidados dedicados a ativos fixos, com duas abordagens:
Preventiva que busca antecipar problemas.
Corretiva, que se refere a consertos e reparos., em ambos os casos, no sistema, irá ser habilitado os campos:
"Vinculação" refere-se ao bem que recebeu a manutenção, devendo este ser previamente cadastrado no sistema.
"Especialidade" se refere às características técnicas ou especificações particulares da peça adquirida para a vinculação (o bem que receberá a manutenção).
Obs.: Os campos "Conta Débito" e "Imóvel" seguem a mesma regra da opção "Consumo".
Na última opção "Imobilizado" refere-se a ativos de longo prazo, como edifícios e máquinas, usados na operação da empresa e não para venda direta.
A opção "Imóvel", consta como uma propriedade física, como uma casa, apartamento ou terreno. É importante especificar o destino da compra para cumprir as leis contra a lavagem de dinheiro, como informar qual fazenda ou propriedade rural será beneficiada.
Para escolher o imóvel entre as opções, deve-se ter sido cadastrada anteriormente.
O campo "Observações" deve ser utilizado para descrever novamente a compra de maneira sucinta, essa descrição poderá compor o histórico contábil do lançamento, dependendo da parametrização do sistema.
O campo "Informações Complementares" deve ser preenchido apenas quando a nota é exportada.
Abaixo, os valores devem estar de acordo com os valores da nota, devendo antes, serem conferidos:
No campo "Desconto", preencha com desconto total (algumas notas trazem desconto sobre a soma dos itens). Clique no botão de rateio (símbolo de percentagem) se quiser que o desconto seja aplicado, proporcionalmente, a todos os itens da nota.
Importar XML
Clique em 'Importar XML' e escolha a nota fiscal armazenada em seu dispositivo. O sistema inserirá automaticamente todos os dados nos campos correspondentes da nota fiscal.
Faça a revisão necessária e salve as alterações.
Distribuição
Consulta de Notas Fiscais:
Ao clicar em 'Distribuição', o sistema realiza uma consulta na SEFAZ em busca das notas fiscais emitidas contra a empresa.
Uma segunda tela se abre, permitindo a seleção da empresa e escolha de um período de data.
Após definir os parâmetros, clique em Baixar Distribuições' no menu para obter todas as notas emitidas contra sua empresa durante o período selecionado.
2. Baixa de Notas:
Após a consulta, uma lista com o resumo das notas é exibida.
Execute a baixa dessa, indicando o reconhecimento das operações apresentadas.
3. Manifestação da Nota:
Após a baixa das notas, o sistema oferece quatro opções de manifestação:
-> Confirmação da Operação
-> Ciência da Operação
-> Desconhecimento da Operação
-> Operação Não Realizada
-> Escolha a opção apropriada e clique em Importar XML' para inserir as informações da nota no sistema.
Operações Adicionais:
Consultar DANFE:
Selecione uma nota da lista e clique em 'Consultar DANFE'. O sistema abrirá uma guia no navegador, exibindo os detalhes da nota na SEFAZ.
Copiar Chave de Acesso:
Clique em 'Copiar chave de acesso' para copiar a chave da nota para consulta no site da SEFAZ, permitindo uma verificação adicional.
Campo de Busca
Localize a caixa de texto: No canto superior direito da tela, você encontrará uma caixa de texto.
Digite um argumento de busca: Insira o termo ou palavra-chave que deseja procurar na caixa de texto.
Clique no ícone da lupa: Logo à direita da caixa de texto, você verá um ícone de lupa. Clique nele.
Abrirá um pequeno pop-up: Após clicar na lupa, um pequeno pop-up será exibido na tela.
Escolha o campo de busca: No pop-up, você terá a opção de selecionar qual campo deseja usar para a busca. Escolha o campo apropriado para refinar sua pesquisa, se necessário.
Realize a busca na base de dados: Ao selecionar o campo de busca, o sistema irá procurar diretamente na base de dados usando o argumento que você digitou na caixa de busca.
Observe que a busca não afeta os filtros da tela: É importante notar que essa busca não interage com os filtros que podem estar na tela. Ela busca diretamente na base de dados, independentemente dos filtros atuais.
Para busca apenas em tela: Se você digitar um argumento na caixa de busca, mas não clicar na lupa, a busca será restrita apenas à exibição atual na tela, ignorando a base de dados.
Filtro
Ao clicar nele, várias opções de filtragem serão exibidas.
Quando você escolhe uma dessas opções, um pop-up é aberto, permitindo que você selecione o campo específico ou insira o nome do objeto que deseja filtrar em "Localizar".
Depois de fazer essas seleções, basta clicar em 'OK'.
O sistema irá então apresentar os resultados de acordo com os critérios de filtragem que você escolheu.
Lançar Contas a Pagar
Passo 1 :
Acesse o caminho: Compras >> Notas Fiscais de Entrada
Selecione o filtro para 'Não lançadas em contas a pagar' para que em tela apareça apenas as opções que necessitam serem lançadas.
Para auxiliar no processo de busca, o filtro 'Data de entrada' pode ser útil:
Caso a coluna 'Saldo a Integrar' esteja zerada significa a nota já foi enviada a contas a pagar. Portanto, deve-se lançar as contas que esta coluna esteja diferente de 0, como no exemplo abaixo:
Passo 2:
Após analisar, selecione a opção que deseja e clique em:
Um pop-up chamado 'GR041- Lançamentos de notas fiscais de fornecedores em contas a pagar' será exibido em primeiro plano na tela.
No campo 'Data de Emissão', o sistema traz automaticamente a data de entrada da nota fiscal, não permitindo alterar para datas inferiores àquela em que o documento foi emitido.
Também trazendo de forma automática os campos abaixo:
O Real é utilizado para notas em geral, enquanto o dólar e outras moedas estrangeiras são empregados quando a transação está vinculada a uma ordem de compra realizada em moeda estrangeira.
Selecione uma das opções no campo 'Forma de cobrança':
O campo 'Parcelas' vem pré definido como 1 , no entanto, pode ser alterado de acordo com o número de parcelas que desejar.
Ao selecionar o número de parcelas, o sistema automaticamente calcula os valores para cada uma, porém estes valores podem ser alterados, desde que abranjam o valor total, como no exemplo abaixo:
Neste exemplo, o valor total da nota é R$ 300,00 e ao selecionar 2 parcelas, o sistema automaticamente calcula cada parcela de maneira proporcional.
No entanto, o usuário pode alterar os valores de cada parcela (para isso dê duplo clique em cima do valor desejado).
No campo "Parcela", clique com o botão direito do mouse, para que exiba as opções abaixo:
Essas opções permitem que você configure o sistema para criar automaticamente parcelas com vencimento a cada semana, quinzena, mês (30 dias corridos ou não, bimestrais, semestrais ou anuais.
O campo "Provisão de juros" tem o objetivo de informar juros ou estimativas de juros para cada parcela, quando for o caso.
Ao efetuar o pagamento, caso os juros estimados sejam diferentes dos juros reais, o sistema realiza o estorno ao realizar o pagamento.
Passo 3:
Para conferir se realmente houve o lançamento da conta, altere o filtro para:
E filtre por "Data de Entrada" ou através do campo de busca:
Ao encontrar a nota desejada, verifique se o campo "Saldo a Integrar" encontra-se zerado.
No menu "Financeiro" clique em "Contas a pagar" e busque pelo fornecedor na aba de busca, ou utilize os filtros:
Ao realizar a busca, a nota deve existir para comprovar que o processo foi realizado com sucesso:
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